หน่วยที่ 2

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

วิธีระบบและวิธีการระบบ    

          การทำงานใด ๆ ให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐาน วิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำ ๆ ได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไป เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า “ระบบ”

          ระบบ (System) หมาย ถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อย ๆ อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของ แต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

           วิธีการเชิงระบบ (System Approach) วิธี เชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้าน ต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

องค์ประกอบของวิธีระบบ
วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
            1)  ปัจจัยนำเข้า (Input) หมาย ถึง วัตถุสิ่งของต่าง ๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์  ปัญหา ความต้องการ  ข้อกำหนด  กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา
            2)  กระบวนการ (Process) หมาย ถึง วิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือ ความต้องการ
            3)  ผลลัพธ์ (Output) หมาย ถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้า ผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ(feedback) ได้

ระบบสารสนเทศ
            ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลใน รูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้
            1)  รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน
            2)  จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
            3)  จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
            4)  มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
           ใน การทำงานใด ๆ ให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และภารกิจที่ได้รับมอบหมาย จะต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบการทำงานให้ดีที่สุด  เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดและความล่าช้าของปฏิบัติงาน ระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการจัดการข้อมูลข่าวสารในการดำเนินงานทั้งส่วนบุคคล และองค์กร ทำงานสารสนเทศโดยทั่วไปเป็นกระบวนการทำงานที่ประกอบด้วย คน ข้อมูล และเครื่องจักร สิ่งที่จำเป็นในการดำเนินงานระหว่างองค์ประกอบสามประการนี้ได้แก่การสื่อสาร ข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องประสานกันไปในทิศทางที่ต้องการ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
            การจำแนกองค์ประกอบระบบสารสนเทศมีหลายวิธีขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ
 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศมีองค์ประกอบหลัก 2  ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด  และระบบของเครื่องมือ
            ระบบการคิด หมาย ถึง  กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่าง ๆ  เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่  ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและ ระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มี ประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน
           ระบบเครื่องมือ หมาย ถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม  จัดเก็บ  และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการ สารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร  หน่วยงาน  หรืองานธุรกรรมต่าง ๆ แทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ

องค์ประกอบด้านต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ
         เนื่อง จากสารสนเทศ  เป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ   ดังนั้นองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน ดังนี้

         - องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมายในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่ ข้อมูล (Data)  สารสนเทศ (Information)  ความรู้ (Knowledge)  ปัญญา (Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

         -  องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ คือ ข้อมูลนำเข้า
(Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์(output) และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป

          -  องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร  เทคโนโลยี  ข้อมูล  และระบบสารสนเทศ

         -  องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป (Information Process Systems) ประกอบด้วย 5องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล(hardware) ข้อมูล(data)  สารสนเทศ (information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์(software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)

ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ 
            การ จัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล  วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ  แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ
            1)  วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้  ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้าง ๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร
            2)  วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
            3)  วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็น การกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์ หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์
            4)  วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ

ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)
วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่าง ๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้
            1)  การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี  เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
            2)  ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา
            3)  ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้

ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)
           แบบ จำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง  ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน

ประเภทของระบบสารสนเทศ
            การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร
               1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดี มีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะสนับสนุนงานขาย จัดการและควบคุมการทำงานของตนเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย
                2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วม กันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน เชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายแลน การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะการทำงานกลุ่ม สามารถใช้กับงานต่าง ๆ เช่น ระบบบริการลูกค้า การประชุมผ่านเครือข่าย ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการบริหารโครงการของกลุ่ม
                3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้าม ไปอีกแผนกหนึ่ง   ระบบ นี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงสรุปในแบบฟอร์มที่ต้องการ  หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศระดับองค์กรคือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของ แต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูล และทรัพยากรร่วมกัน

ข้อมูลและสารสนเทศ
              ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการ ตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม  โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้านอย่างเป็นระบบที่เรียก ว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วย งาน

      - ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้าทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรของรูปภาพ รูปภาพ แสง สี เสียง รส

            - สารสนเทศ (informational) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้

            - ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่างๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล คุณสมบัติของความรู้อาจให้ทั้งประโยชน์และโทษต่อตนเอง สังคม และสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ความรู้ให้เป็นประโยชน์จำเป็นต้องกำกับด้วยสติปัญญา 

             -  การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศการสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและประมวลผลมีดังนี้1). ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps)2).วิธีการเก็บข้อมูล (Data Collection Methods)